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Verificación de la copia oficial

Compare versiones que compiten entre sí y deje constancia de por qué una copia debe tratarse como la oficial.

Por Jonathan Malchow Vega · Gratis · Sin registro

Empiece aquí

  1. Anote las copias tal como las encontró. No ordene nada primero.
  2. Busque pruebas de la aprobación y pida a la persona responsable que las confirme.
  3. Anote la ubicación oficial y lo que queda sin resolver.

Un buen resultado: Se puede explicar por qué se confía en una copia sin decir simplemente que es el archivo más reciente.

Úsela aquí o descargue una copia

Rellene el formulario que aparece más abajo, o descargue el cuaderno de trabajo de tres páginas con una guía rápida, un ejemplo ficticio y dos páginas rellenables.

Usar el formulario de la páginaDescargar el PDF rellenableDescargar el kit completo (ZIP)

Plantilla de texto en blanco · Ejemplo en texto

Imprima las páginas 2 y 3 para tener una ficha en blanco. Guarde el PDF relleno y vuelva a abrirlo para comprobar sus anotaciones. Para notas más largas, use la plantilla de texto.

Ver un ejemplo ficticio completado

Este ejemplo es inventado y sirve para mostrar cómo funciona la ficha. No es un caso real de un cliente.

Documento y propósito
Política de viajes del personal (ficticia), usada para responder preguntas sobre reembolsos.
Copias candidatas
viajes-final.docx, viajes-final2.docx y el PDF del portal del personal.
Prueba de que es la oficial
El PDF del portal enlaza a la nota de aprobación AP-17. Los dos archivos de trabajo no.
Confirmación del responsable
La responsable de la política confirma que el PDF del portal es la versión aprobada vigente.
Ubicación oficial y estado
Portal del personal / Viajes / Política vigente. Estado: confirmado por la responsable.
Qué pasa con las demás copias
Conservar las copias de trabajo hasta revisar los plazos de conservación; enlazar la guía del personal a la copia del portal.

Escriba sus propias notas

Sus anotaciones se quedan en esta página. Descárguelas antes de cerrarla o recargarla. Esta herramienta no sube ni guarda nada de lo que escriba.

Indique el documento y la tarea para la que alguien lo necesita.

Anote cada ubicación, versión y fecha sin modificar los archivos.

Busque un registro de aprobación o una fuente mantenida, no solo una fecha reciente.

Indique quién puede confirmarlo y anote su respuesta o lo que sigue pendiente.

Enlace la ubicación acordada. Marque los casos sin resolver como no confirmados.

Anote un siguiente paso prudente; no dé por hecho que una copia antigua se puede borrar.

Para leer junto a la ficha

Lea la guía práctica (en inglés)

Elija otro recurso gratuito

Versión 1.1 en español · 25 de octubre de 2026. Puede adaptarla para uso personal o interno de su organización. Mantenga el crédito del autor y de la fuente en las copias en blanco que comparta internamente. Comparta esta página cuando recomiende el recurso.